Geplaatst op 2 juli 2019 (Verloopt over 25 dagen)

Events, Marketing & Communicatie van september 2019 t/m maart 2020

Daar sta je: het middelpunt van je eigen event. Het was de afgelopen weken flink aanpoten, maar met de hulp en gezelligheid van je marketingcollega’s vloog de tijd voorbij. En dat nu al je efforts samenkomen: daar word je toch ontzettend blij van?!

Als stagiair Events, Marketing & Communicatie bij de Universiteit Utrecht maak je deel uit van het projectteam open dagen. Je coördineert samen met een projectleider en projectmedewerker de organisatie en voorbereidingen van deze events.

Je taken zijn onder meer:

  • meedenken over eventconcepten en assisteren bij de uitvoering;

  • contacten onderhouden met faculteiten en leveranciers;

  • inplannen en aansturen van studentmedewerkers;

  • planning van social media beheren;

  • meewerken bij de opbouw en uitvoer van de evenementen.

    Hoe jouw week er bij ons gaat uitzien:
  1. 1

    Maandag

    - Koffie drinken en praatje maken bij de koffieautomaat over je weekend - Planning en taakverdeling bekijken in Trello (= digitaal planningssysteem) - Check intranet voor nieuws en mededelingen - Inloggen in online dashboard voor monitoren aanmeldingen open dagen en opvallendheden rapporteren aan collega's - Update posten in Facebookevent (oh ja, en nog even bedanken voor die leuke reactie!) - Aanvraagformulieren van faculteiten verwerken in Excel-overzichten en doorsturen naar betreffende stakeholders (facilitaire afdeling, cateraar, schoonmaak etc.)

  2. 2

    Dinsdag

    - Mails behandelen en (telefonisch) vragen beantwoorden - Stand up meeting met de hele marketingafdeling (ca. 20 mensen): waar werkt iedereen momenteel aan? - Meeting met eventcollega's Judy & Eva aan de hand van planning in Trello: wie doet wat komende week? Wat is de status van de taakjes van vorige week? - Vacature uitzetten bij wervingsbureau dat we studentmedewerkers zoeken voor ondersteuning - Uitnodigen organisaties in Utrecht voor deelname aan informatiemarkt op open dag en benodigdheden inventariseren (en verwerken in Excel) - Posters maken of ontwerpen voor de informatiemarkt

  3. 3

    Woensdag

    - Mails behandelen en (telefonisch) vragen beantwoorden - Check voorraadmaterialenhok voor extra benodigheden - Bestellen extra benodigdheden informatiemarkt bij leverancier - Updaten informatie op website - Uitnodigingsmail aan vooraanmelders van open dag checken voor verzending - Studenten ontvangen voor hulp bij posters verspreiden en uitleg geven over werkzaamheden (en spullen klaarleggen) - Nagaan bij collega van FSC Evenementen of benodigde zalen inderdaad zijn geboekt - Inplannen van studentmedewerkers en hen informeren over werkzaamheden en -tijden

  4. 4

    Donderdag

    - Contact met collega voor promotie event op Instagram - Trello nog eens nalopen om te kijken of alle taken voor die week zijn afgerond - Scanners (voor registratie van bezoekers) verdelen, inpakken en verzenden naar faculteiten - Naambadges maken voor studentmedewerkers en voorlichters - Aangevraagde materialen inpakken en verzenden naar faculteiten - Aankondigingsbericht voor intranet schrijven, zodat ook alle collega's op de hoogte zijn van de open dag - Nog een laatste update in het Facebook event.

  5. 5

    Vrijdag

    Je weekend kan beginnen! :)

What's in it for you?

Ben jij…

  • een student eventmanagement, eventorganisatie, marketing en/of communicatie (of een andere relevante opleiding?);

  • stressbestendig?

  • communicatief sterk?

  • nauwkeurig?

…en nog steeds enthousiast?

Houd je enthousiasme vast en gooi dit in de mail die je ons gaat sturen! :) Solliciteren kan tot uiterlijk 1 augustus 2019.

Werken bij Universiteit Utrecht

Weet je nog, dat moment dat je een studie moest kiezen? Pff, lastig hè! Help toekomstige studenten een juiste keuze te maken en help mee de open dagen van de UU te organiseren!

Meer over Universiteit Utrecht uu.nl
  • Type bedrijf

    Corporate (> 500)

  • Locatie

    Utrecht

    Gerelateerd

    Timing is everything!

    Blijf op de hoogte van de nieuwste vacatures binnen jouw vakgebied.